GDPR – Privacyverklaring – Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens

Artikel 1 – Algemeen

1.1 Firma Bostoen, met maatschappelijke zetel te 9051 Sint-Denijs-Westrem, Pauline Van Pottelsberghelaan 22, verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering Persoonsgegevens.

1.2 De Privacywetgeving (in het bijzonder de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016) biedt waarborgen voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van (natuurlijke) personen met betrekking tot het verwerken van hun Persoonsgegevens. Bostoen heeft in lijn met voormelde wetgeving deze Privacyverklaring opgesteld.

1.3 Teneinde misverstanden te vermijden, worden hierna een aantal belangrijke termen in deze Privacyverklaring toegelicht :

• Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare (natuurlijke) persoon
• Bostoen: de groep van vennootschappen die samen allerlei (vastgoed)projecten realiseren onder de handelsbenaming “Bostoen”.
• Persoonsgegevens: alle informatie die een Betrokkene identificeert of identificeerbaar maakt zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, telefoonnr., enz.
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, enz.

1.4 Meer algemene informatie over de gegevensverwerking kan worden bekomen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be).

Artikel 2 – Verwerking van Persoonsgegevens

2.1 Persoonsgegevens worden door Bostoen in overeenstemming met de wet en op zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verkregen. In artikel 3 worden de doeleinden voor de goede orde nader bepaald.

2.2 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien voldaan is aan minimaal één van de volgende rechtmatige grondslagen:

• de Betrokkene heeft voor de Verwerking van Persoonsgegevens zijn toestemming verleend; (De Betrokkene kan bovendien diens toestemming achteraf weer intrekken)
• de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, of voor het nemen van (pre)contractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de klant en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
• de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Bostoen onderworpen is;
• de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk ter vrijwaring van een vitaal belang van de Betrokkene;
• de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Bostoen of van een Derde aan wie de Persoonsgegevens worden verstrekt.

2.3 Persoonsgegevens worden verwijderd nadat de door de Bostoen vastgestelde bewaartermijnen, cfr. artikel 7, zijn verstreken, tenzij de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestemming ten behoeve van het archiefbeheer en/of het behandelen van geschillen.

2.4 Bostoen kan o.m. volgende Persoonsgegevens verzamelen en verwerken (niet-limitatieve opsomming):

• identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, -plaats en -land, nationaliteit, enz.);
• contactgegevens (post- en e-mailadres, vast en mobiel telefoonnummer);
• burgerlijke staat en familiale gegevens;
• bancaire en financiële gegevens;
• vastgoedinformatie (administratieve documenten en/of vergunningen, onderhandse of authentieke akten);
• gegevens over het beroep, identiteit van de werkgever, functie, inkomens- en andere vermogensgegevens;
• gegevens over en digitale voetafdrukken van al dan niet mobiele toestellen van de Betrokkene.

Artikel 3 – Verwerkingsdoeleinden

3.1 Bostoen verwerkt niet meer Persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Deze Persoonsgegevens worden binnen Bostoen beschikbaar gesteld aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn, zoals nader bepaald in artikel 8.

3.2 Bostoen verzamelt en gebruikt persoonsgegevens o.m. met het oog op :

• de informatieverstrekking vóór, tijdens en/of na het afsluiten van enige verbintenis of overeenkomst met de Betrokkene;
• de naleving van alle op haar toepasselijke wetgeving en reglementering;
• het klanten- of relatiebeheer;
• het marketingbeleid;
• het beheer van geschillen;
• de opleiding, coaching of controle van medewerkers (bijv. het opsporen, behandelen of voorkomen van wettelijke of contractuele inbreuken), HR-doeleinden, enz.

3.3 Doorgaans zal de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn om (i) op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van enige overeenkomst bepaalde maatregelen te kunnen nemen, om (ii) een verbintenis of overeenkomst uit te voeren, (iii) omwille van de wet of een gerechtvaardigd belang van Bostoen.

De betrokkene is uitsluitend verantwoordelijk voor de informatie die men zelf verstrekt.

Artikel 4 – Verspreiding van gegevens aan derden

4.1 Bostoen kan een beroep doen op externe dienstverleners in haar bedrijfsvoering. Aan deze externe dienstverleners kan Bostoen Persoonsgegevens overmaken, voor zover deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun opdrachten.

4.2 Bostoen kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verrichtingen van externe dienstverleners, en evenmin wanneer Bostoen of deze externe dienstverleners Persoonsgegevens (moeten) overmaken op grond van (i) een wettelijke bepaling, (ii) een gewettigd belang, (iii) een uitdrukkelijk bevel van een toezichthoudende of administratieve overheid, (iv) een politie-, opsporings- of gerechtelijk onderzoek, of (v) een gerechtelijke beslissing.

Artikel 5 – Beveiliging van Persoonsgegevens

5.1 Bostoen treft, rekening houdend met: (i) de stand van de techniek; (ii) de kosten van de tenuitvoerlegging; (iii) de risico’s die de Verwerking met zich meebrengt; (iv) en de aard van de Persoonsgegevens, passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen onder meer vernietiging, verlies, vervalsing, ongewenste verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige Verwerking van Persoonsgegevens.

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Bostoen. Bostoen is niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van andere sites en bronnen.

Artikel 6 – Rechten van de Betrokkene

6.1 Kennisneming en correctie

6.1.1 De Betrokkene is gerechtigd Bostoen een overzicht te vragen van de Persoonsgegevens van de Betrokkene die door Bostoen worden verwerkt.

6.1.2 Bostoen zal trachten de Betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een volledig overzicht van de Persoonsgegevens te bezorgen. Indien door Bostoen geen Persoonsgegevens van de Betrokkene worden verwerkt, zal zij dit tevens binnen vier weken na ontvangst van het verzoek aan de Betrokkene laten weten.

6.1.3 Het overzicht bedoeld in artikelen 6.1.1 en 6.1.2 omvat in begrijpelijke en leesbare vorm: (i) het feit of er al dan niet gegevens over hem/haar verwerkt worden; (ii) een omschrijving van het doel of de doeleinden van de Verwerking; (iii) de categorieën van Persoonsgegevens waarop de Verwerking betrekking heeft; (iv) de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede; (v) de beschikbare informatie over de herkomst van de Persoonsgegevens.

6.1.4 Indien uit het verstrekte overzicht blijkt dat Persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, kan de Betrokkene schriftelijk om verbetering, aanvulling of verwijdering van de betreffende Persoonsgegevens verzoeken. Bostoen zal trachten de Betrokkene binnen vier weken na ontvangst van genoemd verzoek, te laten weten of aan het verzoek wordt voldaan. Indien niet (volledig) aan het verzoek van de Betrokkene wordt voldaan, wordt dit met redenen omkleed.

6.1.5 Het verzoek om verbetering dient de Persoonsgegevens te specifiëren die gecorrigeerd moeten worden.

6.1.6 Bostoen kan enig verzoek onontvankelijk verklaren indien Betrokkene zijn identiteit niet kan aantonen of de identiteit van de verzoeker niet deugdelijk kan worden vastgesteld (bijv. onleesbare kopie identiteitskaart). Bostoen zal trachten de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van genoemd verzoek, de onontvankelijkheid schriftelijk mee te delen.

6.2 Verzet en toestemming

6.2.1 Indien de grondslag van de Verwerking van Persoonsgegevens is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de Verwerkingsverantwoordelijke of van een Derde aan wie de Persoonsgegevens worden verstrekt, heeft de Betrokkene het recht verzet aan te tekenen tegen de Verwerking van Persoonsgegevens. Binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordeelt de Verwerkingsverantwoordelijke of het verzet gegrond is. Is dat het geval dan wordt de Verwerking van Persoonsgegevens van die Betrokkene onmiddellijk beëindigd.

6.2.2 Indien Bostoen Persoonsgegevens verwerkt met het oog op louter reclame of marketingdoelen kan de Betrokkene zich daartegen verzetten. In geval van verzet treft Bostoen maatregelen om deze vorm van Verwerking van Persoonsgegevens onmiddellijk te beëindigen. De Verwerkingsverantwoordelijke zal, indien voor de hiervoor genoemde doelen rechtstreeks een boodschap aan Betrokkene wordt gezonden, deze daarbij telkens wijzen op de mogelijkheid tot het doen van verzet.

6.2.3 Het gebruik van automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst, faxen of elektronische berichten voor Direct Marketing is uitsluitend toegestaan indien de verzender kan aantonen dat de Betrokkene daarvoor voorafgaand toestemming heeft verleend (via opt-in).

6.2.4 Het gebruik van andere dan de in artikel 6.2.3 genoemde technieken waaronder telefoon en ‘gewone’ post voor Direct Marketing is toegestaan, tenzij de betreffende Betrokkene te kennen heeft gegeven informatie of mededelingen waarbij van deze technieken gebruik wordt gemaakt, niet te willen ontvangen (via opt-out).

6.3 Kosteloze uitoefening van rechten

6.3.1 Iedere Betrokkene, die zijn identiteit bewijst aan de hand van een kopie van zijn/haar identiteitskaart, kan kosteloos zijn rechten uitoefenen door een schriftelijk verzoek te richten aan Bostoen NV, T.a.v. Leen Depraeter als verwerkingsverantwoordelijke, per aangetekende post naar adres Pauline Van Pottelsberghelaan 22, 9051 Sint-Denijs-Westrem ofwel per email naar privacy@bostoen.be.

6.3.2 Bostoen behoudt zich het recht voor om ingeval van veelvuldige en/of onredelijke verzoeken uitgaande van of in naam van eenzelfde Betrokkene, administratieve kosten aan te rekenen die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen of het weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.

6.4 Klachten

De betrokkene heeft steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be) indien hij/zij meent dat Bostoen de privacywetgeving niet correct toepast.

6.5 Weigering van verwerking persoonsgegevens

Indien de Betrokkene niet akkoord zou gaan met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door Bostoen, dan kan dit betekenen dat Bostoen de gewenste verbintenissen of overeenkomsten niet of slechts gedeeltelijk kan aangaan en/of uitvoeren. Mogelijks kan Bostoen dan ook niet de dienstverlening garanderen waar de klant normaal recht op heeft.

Artikel 7 – Bewaartermijnen

7.1 Persoonsgegevens zullen worden opgeslagen gedurende een in de tijd beperkte periode die niet langer is dan noodzakelijk rekening houdende met de redenen van verwerking die geval per geval worden bepaald.

7.2 Bostoen hanteert een maximale bewaartermijn die in principe gelijk is aan de wettelijke verjarings- of vervaltermijnen die van toepassing zijn. Zo zal Bostoen persoonsgegevens in het kader van bijv. een woningaankoop met toepassing van de Woningbouwwet in de regel gedurende 10 jaar te rekenen vanaf de definitieve oplevering bijhouden.

Artikel 8 – Toegang tot persoonsgegevens

8.1 Bostoen ziet erop toe dat bepaalde medewerkers (of categorieën van personen) binnen haar groep toegang hebben tot de Persoonsgegevens van de betrokkene. Hiermee wordt bedoeld dat alleen die mensen die voor het uitvoeren van hun functie toegang nodig hebben, toegang zullen verkrijgen. Deze gemachtigde personen hebben zich bovendien tegenover Bostoen verbonden tot het bewaren van de nodige discretie en vertrouwelijkheid. Indien de Betrokkene zijn recht van toegang uitoefent overeenkomstig voormeld artikel 6, zal Bostoen hem/haar het overzicht bedoeld in artikel 6.1.3 meedelen. Wanneer de Betrokkene een e-mail of andere berichten naar Bostoen verzendt, is het mogelijk dat Bostoen die berichten bewaart. Soms vraagt Bostoen naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Deze gegevens kunnen ook intern doorgespeeld worden aan o.a. de dienst boekhouding, sales, enz…

8.2 Voor de Persoonsgegevens die door externe dienstverleners, optredend als verantwoordelijke voor de verwerking, worden verwerkt, kan de Betrokkene zich richten tot die specifieke dienstverlener(s).

Artikel 9 – Het gebruik van cookies

9.1 Tijdens een bezoek aan de website www.bostoen.be kunnen cookies (dwz. mini-bestandjes) op de computer van de bezoeker geplaatst worden om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan.

Door de website van Bostoen te gebruiken aanvaardt de Betrokkene het gebruik van Cookies.

9.2 Google Analytics

9.2.1 Bostoen doet een beroep op Alphabet Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Verenigde Staten; hierna “Google” genoemd) voor de verwerking van persoonsgegevens (bijv. IP-adres) door het gebruik van de analysetool Google Analytics voor haar website www.bostoen.be maakt.

9.2.2 Google Analytics gebruikt anonieme sleutels (een willekeurige set van gegevens gebruikt voor dezelfde doeleinden als cookies op platformen, inclusief bepaalde mobiele toestellen waar geen cookietechnologie beschikbaar is) om het gebruik van digitale platformen door gebruikers te traceren en te analyseren. Deze digitale platformen zijn onder meer de website www.bostoen.be, en andere webpagina’s van Bostoen. De informatie die wordt gegenereerd door het gebruik van het digitaal platform wordt overgemaakt aan en opgeslagen door Google. Deze informatie betreft onder meer taal, regionale informatie, toestel en netwerk.

9.2.3 Google zal deze informatie op geaggregeerde wijze gebruiken om de interactie van de gebruikers met de platformen te meten, het gebruik te analyseren en rapporten samen te stellen over de activiteiten op het platform.

9.2.4 Google kan deze informatie ook overmaken aan derden indien dit wettelijk vereist is of wanneer derden de informatie verwerken voor rekening van Google.

9.2.5 Bostoen zal anonieme en algemene rapporten van Google gebruiken met als enig doeleinde het gebruik van de digitale platformen te evalueren en ze te verbeteren of optimaliseren.

9.3.6 De betrokkene kan het privacy beleid van Google consulteren via www.google.com.

Artikel 10 – Bevoegdheid – toepasselijk recht – aanvaarding

Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil.

De rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Gent zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elke geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze verklaring.

Door de website te bezoeken aanvaardt de Betrokkene alle bepalingen van deze Privacyverklaring.

Disclaimer beleid

Vertrouwelijkheid

Deze e-mail en alle bestanden die hiermee worden verzonden, zijn vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor het gebruik van de persoon of entiteit aan wie zij zijn gericht. Als u deze e-mail ten onrechte hebt ontvangen, gelieve dan de systeembeheerder hiervan op de hoogte stellen. Dit bericht bevat vertrouwelijke informatie en is enkel en alleen bedoeld voor de persoon aan wie de mail is geadresseerd. Als u niet de genoemde geadresseerde bent, mag u in geen geval deze e-mail verspreiden, distribueren of kopiëren. Gelieve de afzender onmiddellijk per e-mail op de hoogte te stellen als u deze e-mail per ongeluk hebt ontvangen en verwijder deze e-mail uit uw systeem. Als u niet de beoogde ontvanger bent, wordt u ervan op de hoogte gesteld dat het openbaar maken, kopiëren, distribueren of ondernemen van enige actie n.a.v. of met betrekking tot de  inhoud van deze informatie strikt verboden is.

Aansprakelijkheid

Om het even welke meningen of adviezen die in dit e-mail worden voorgesteld zijn uitsluitend die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijk die van de organisatie. Werknemers van Bostoen Group en bedrijven, lid van of gelieerd aan de Bostoen Group zijn uitdrukkelijk verplicht geen lasterlijke verklaringen af te leggen en geen inbreuk op auteursrecht of enig ander wettelijk recht door e-mail communicatie te schenden of te machtigen. Een dergelijke mededeling is strijdig met het organisatorische beleid en buiten de werkingssfeer van de betrokken persoon. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van deze mededeling, en de verantwoordelijke medewerker zal persoonlijk aansprakelijk zijn voor eventuele schade of enig andere aansprakelijkheid of gevolgschade die hieruit voortvloeit.

Nalatigheid

Bostoen Group en de vennootschappen die lid zijn van of gelieerd zijn aan de Bostoen Group aanvaarden geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze e-mail, of voor de gevolgen van acties die worden ondernomen op basis van de verstrekte informatie, tenzij deze informatie achteraf schriftelijk wordt bevestigd door een daartoe gevolmachtigde van Bostoen Group of een daartoe gemachtigde van een van de vennootschappen die lid zijn van of gelieerd zijn aan  Bostoen Group.

Milieu

Overweeg het milieu voordat u deze e-mail afdrukt.

Virus of beveiliging

Bostoen Group en haar gelieerde bedrijven heeft alle redelijke maatregelen genomen om het e-mail verkeer te beveiligen en virussen te voorkomen. Computer virussen kunnen worden verzonden via e-mail. De ontvanger moet controleren of deze e-mail en eventuele bijlagen op de aanwezigheid van virussen. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele schade veroorzaakt door een virus dat door e-mailverkeer is overgedragen. Volledig en foutloos email verkeer kan niet worden gegarandeerd aangezien informatie kan worden onderschept, beschadigd en verloren raken, kan worden vernietigd, kan te laat of onvolledig zijn, of virussen bevatten. De afzender aanvaardt daarom geen aansprakelijkheid voor fouten of gebreken in de inhoud van dit bericht die ontstaan als gevolg van e-mail overdracht.

Privacy

Alle persoonlijke informatie in deze E-mail moet en zal worden behandeld in overeenstemming met de algemene gegevensbescherming verordening (GDPR) en de privacy policy en kennisgeving. Wij verwerken uw persoonsgegevens conform onze gegevensbeschermingsverklaring die u vinden op onze website www.bostoen.be. Voor meer informatie kan u contact met ons opnemen via privacy@bostoen.be.

Niet bindend

Deze E-mail is alleen bedoeld voor discussie of onderhandelingsdoeleinden en kan niet worden gebruikt om een bindend contract te tot stand te laten komen. Elke e-mail van een bedrijf, lid van Bostoen Group, dat een verbintenis met zich meebrengt zal in geen geval in staat zijn om een bindend effect te hebben, in het nadeel van het bedrijf, lid van Bostoen Group, indien de verbintenis niet uitdrukkelijk werd bevestigd door middel van een brief ondertekend door haar gemachtigde persoon die bevoegd is de betrokken onderneming te vertegenwoordigen en verbinden. Van deze bepaling kan enkel in onderling schriftelijk overleg worden afgeweken.